Mitarbeiterbefragungen sind ein wichtiges Instrument für die Unternehmensleitung, um Einblicke in die Motivation und die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu erlangen. Korrekt eingesetzt, helfen sie langfristig, ein gutes Betriebsklima zu schaffen.
Definition: Was ist eine Mitarbeiterbefragung?
Eine Mitarbeiterbefragung ist ein systematischer Ansatz, die aktuelle Stimmungslage im Unternehmen zu erfassen.
Dies kann von einer einfachen Frage nach dem aktuellen Befinden bis hin zu detaillierten Umfragen zu Arbeitsklima, Beziehung zur Unternehmensführung, Weiterbildung oder dem Engagement der Belegschaft gehen.
Das Ziel der Befragung ist es, auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse fundierte Entscheidungen zur Verbesserung der Arbeitsumgebung zu treffen.
Idealerweise wird die Befragung regelmäßig durchgeführt, um die Wirkung der ergriffenen Maßnahmen auf die Stimmungslage im Unternehmen zu messen.
Wie viel kosten Tools zur Mitarbeiterbefragung
Auf dem Markt gibt es sehr viele speziell auf Mitarbeiterbefragung ausgelegte Tools. Diese bieten often Schnittstellen zu den gängisten HR Systemem und eine große Auswahl an Auswertungen im PDF Format.
Der Nachteil dieser Tools ist leider oft der Preis, da hier pro befragtem Mitarbeiter eine Monatsgebühr im Bereich von 3 € bis 5 € verlangt wird und die Anbindung an die Unternehmensinfrastruktur aufwendig ist. Gerade bei gelegentlichen Befragungen in großen Firmen entstehen hier schnell Kosten von über 1.000 € pro Monat.
Alternativ können allgemeine Umfragetools ohne Nutzungsbeschränkung eingesetzt werden, die dann ohne Schnittstellen zu HR Systemen auskommen, aber ab 59 € pro Monat kosten.
Ziele einer Mitarbeiterbefragung
Zu den Zielen der Mitarbeiterbefragung gehören:
• Steigerung der Zufriedenheit: Problembereiche können identifiziert werden und entsprechende Verbesserungsmaßnahmen werden eingeleitet und deren Erfolg wird überwacht.
• Erhöhung des Mitarbeiterengagements: Einblicke in die Motivation von Mitarbeitern gewinnen und dann entsprechende Prozesse implementieren, die zielgerichtet die Motivation steigern.
• Erfassung der Zufriedenheit von Neueinstellungen: Überprüfung, ob die Einbindung von neuen Mitarbeitern in das Unternehmen erfolgreich gelungen ist.
• Erfassung von Kündigungsgründen: Eine Mitarbeiterumfrage kann auch als Exit-Interview genutzt werden, um Einblick in die Kündigungsgründe zu erhalten und in Folge Verbesserungen zur Vermeidung von Kündigungen einzuführen.
Planung einer Mitarbeiterbefragung
Ziel festlegen
Definieren Sie klar, was Sie mit der Befragung erreichen möchten. Allgemein gibt es zwei Hauptziele, die dann auch das Design des Fragebogens beeinflussen:
1. Allgemeine Zufriedenheit der Mitarbeiter messen: Hier reicht eine einfache Frage wie „Wie zufrieden bist du aktuell auf der Arbeit allgemein?“ aus.
2. Feedback zu bestimmten Prozessen oder Maßnahmen einholen: Hier bietet sich ein detaillierter Fragebogen mit der Möglichkeit in Form von Freitextantworten an, detailliertes Feedback zu geben.
Fragebogen gestalten
Für das Befragungsziel „Allgemeine Zufriedenheit“ empfiehlt sich ein Fragebogen, der aus nur einer einzigen Frage besteht. Diese Art der Umfrage kann regelmäßig durchgeführt werden (z.B. einmal pro Monat), um die Änderung der Zufriedenheit über die Zeit zu messen.
Ein Beispiel wäre diese Art der Darstellung mit einem einfach zu bedienenden Slider:
Wenn es eher um eine Umfrage geht, bei der die Meinung zu Prozessen oder Maßnahmen eingeholt werden soll, kann die Umfrage auch mehrere Frageblöcke inklusive Freitextantworten enthalten.
Hier ein Beispiel für eine umfangreichere Umfrage:
Diese Umfrage nutzt die Branching-Logik von Riddle, um Folgefragen in Abhängigkeit der vorherigen Antworten zu stellen. So ist sichergestellt, dass zum Beispiel zufriedene Mitarbeiter nicht noch nach Verbesserungsvorschlägen gefragt werden.
Durchführung einer Mitarbeiterbefragung
Die Durchführung von Mitarbeiterbefragungen ist ein systematischer Prozess, der eine sorgfältige Planung und Umsetzung erfordert. Hier sind die wesentlichen Schritte:
- Ziele definieren: Klare Zielsetzung wie bereits beschrieben.
- Umfragetyp wählen: Auswahl des passenden Formats je nach Ziel.
- Fragebogen entwerfen: Gestaltung der Fragen klar und zielgerichtet.
- Umfragemethode festlegen: Online, papierbasiert oder gemischt.
- Umfrage durchführen: Kommunikation und Bereitstellung der Umfrage an die Mitarbeiter.
- Ergebnisse auswerten: Analyse der gesammelten Daten.
- Feedback kommunizieren: Rückmeldung der Ergebnisse an die Mitarbeiter.
- Maßnahmen umsetzen: Basierend auf den Ergebnissen gezielte Verbesserungen einleiten.
Mitarbeiterbefragung auswerten
Ergebnisse analysieren
Nach der Datenerhebung sollten die Informationen umfassend analysiert werden, um wichtige Erkenntnisse zu gewinnen. Setzen Sie statistische Instrumente mit Bedacht ein, um valide Ergebnisse zu erhalten. Ein Vergleich der Ergebnisse mit Branchen-Benchmarks oder früheren Umfrageergebnissen kann zusätzlichen Kontext für das Verständnis der Daten liefern.
Verwenden Sie sowohl quantitative als auch qualitative Analysemethoden:
• Quantitative Methoden: Deskriptive Statistiken, Kreuztabellen, Diagramme und Schaubilder zur Visualisierung der Daten.
• Qualitative Methoden: Thematische Analyse zur Identifikation wiederkehrender Themen in offenen Antworten.
Rückmeldung der Ergebnisse an die Mitarbeiter
Es ist unerlässlich, die Umfrageergebnisse transparent an die Mitarbeiter zu kommunizieren. Erstellen Sie einen Bericht, der die wichtigsten Erkenntnisse zusammenfasst und erläutern Sie, welche Maßnahmen auf Basis des Feedback ergriffen werden sollen. Dies fördert das Vertrauen und zeigt den Mitarbeitern, dass ihr Feedback wertgeschätzt und genutzt wird.
Arten der Mitarbeiterbefragung
Mitarbeiterbefragungen sind ein vielseitiges Werkzeug, das verschiedene Aspekte der Mitarbeitererfahrung abdecken kann. Hier sind die gängigsten Arten:
Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit
Diese Umfragen messen die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit verschiedenen Aspekten ihrer Arbeit, wie z.B. Vergütung, berufliche Entwicklungsmöglichkeiten und Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Die Ergebnisse helfen, Problembereiche zu identifizieren und notwendige Änderungen vorzunehmen, um die allgemeine Arbeitsmoral zu verbessern.
Umfrage zur Unternehmenskultur
Kulturumfragen bewerten, ob die Perspektiven der Beschäftigten mit den Werten und Zielen des Unternehmens übereinstimmen. Sie zielen darauf ab, das Arbeitsumfeld und die allgemeine kulturelle Dynamik in den verschiedenen Abteilungen zu bewerten, um ein kohärentes und förderliches Arbeitsumfeld zu schaffen.
Umfrage zum Mitarbeiterengagement
Diese Umfragen geben Aufschluss über das Engagement und die Motivation der Mitarbeiter gegenüber ihrer Arbeit und dem Unternehmen. Sie helfen, die emotionale Bindung der Mitarbeiter zu ermitteln und Strategien zu entwickeln, um das Engagement zu steigern.
360-Grad-Feedback
Bei dieser Methode erhalten Mitarbeiter Feedback von Vorgesetzten, Kollegen und Untergebenen. Dies fördert eine umfassende Sicht auf die Leistung und Entwicklungsmöglichkeiten des Mitarbeiters und unterstützt eine Kultur des kontinuierlichen Lernens und der Verbesserung.
Muster/Beispiele für eine Mitarbeiterbefragung
Hier sind einige Beispiele für Fragen, die in verschiedenen Arten von Mitarbeiterbefragungen verwendet werden können:
Beispiel für eine Zufriedenheitsumfrage
1. Wie zufrieden sind Sie insgesamt mit Ihrer aktuellen Position?
- Sehr zufrieden
- Zufrieden
- Neutral
- Unzufrieden
- Sehr unzufrieden
2. Wie bewerten Sie die Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung in unserem Unternehmen?
- Sehr gut
- Gut
- Durchschnittlich
- Schlecht
- Sehr schlecht
3. Welche Aspekte Ihrer Arbeit würden Sie gerne verbessern?
Hier bietet sich eine Freitext Antwort Option an.
Beispiel für eine Kulturumfrage
1. Inwieweit stimmen Sie den Unternehmenswerten zu?
- Stimme voll zu
- Stimme zu
- Neutral
- Stimme nicht zu
- Stimme überhaupt nicht zu
2. Fühlen Sie sich in Ihrer Abteilung respektiert und wertgeschätzt?
- Ja, immer
- Meistens
- Manchmal
- Selten
- Nie
3. Was könnte unser Unternehmen tun, um die Unternehmenskultur zu verbessern?
Hier bietet sich eine Freitext Antwort Option an.
Mitarbeiterbefragungen selbst mit Riddle gestalten
Mit Riddle können Unternehmen kostengünstig und flexibel Mitarbeiterbefragungen durchführen. Die Plattform bietet:
- Unlimitierte Befragungen: Keine Begrenzung der Teilnehmerzahl zu einem festen monatlichen Preis.
- Anpassbare Vorlagen: Verschiedene Vorlagen für unterschiedliche Befragungstypen.
- Branchenspezifische Schnittstellen: Integration mit großen HR-Systemen zur nahtlosen Datennutzung.
- Interaktive Elemente: Einfache Einbindung von Slidern, Freitextfeldern und mehr.
- Echtzeit-Analyse: Sofortige Auswertung der Umfrageergebnisse mit visuellen Dashboards.
Durch die Nutzung von Riddle können Unternehmen schnell und effizient maßgeschneiderte Umfragen erstellen, durchführen und auswerten, ohne hohe laufende Kosten.
Sie können jetzt Riddle kostenlos testen und ihr eigene Mitarbeiterbefragung erstellen.
Weitere Ressourcen
Wenn Sie einfach und schnell die Meinung von Mitarbeitern oder auch von Kunden einholen möchten, bietet sich der NPS Block von Riddle an. Mit dem Net Promoter Score Block erstellen Sie eine perfekte Umfrage in weniger als einer Minute.
Häufig gestellte Fragen
Mitarbeiterbefragungen liefern wertvolles Feedback, das zur Verbesserung der Arbeitsumgebung, Erhöhung der Zufriedenheit und Steigerung der Produktivität beiträgt. Sie fördern eine Kultur des Vertrauens und der Zusammenarbeit. Sie sind von daher sehr wichtig zum ständigen Abgleich der Unternehmensziele mit der tatsächlichen Situation im Unternehmen.
Folgende Abteilungen führen in der Regel Mitarbeiterbefragungen durch:
– Personalabteilung
– Führungskräfte bzw. Unternehmensleitung
– Externe Dienstleister
Meist übernimmt die Personalabteilung in Abstimmung mit dem Management die Planung und Durchführung der Mitarbeiterbefragung.
Wenn es im Unternehmen einen Betriebsrat gibt, muss dieser in die Planung und Durchführung eingebunden werden.
Weiterhin sind die Regeln der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) einzuhalten. Dazu gehören:
Rechtsgrundlage: Es muss eine Grundlage für die Verabeitung der erhobenen Daten bestehen. Dies kann entweder durch die Einwilligung der Mitarbeiter erfolgen oder durch berechtigtes Interesse des Arbeitgebers.
Transparenz: Mitarbeiter müssen darüber informiert werden, welche Daten zu welchem Zweck erhoben werden und wie lange diese Daten gespeichert werden.
Anonymität: Idealerweise sollten die Befragungen anonym durchgeführt werden, außer es sprechen zwingende Gründe gegen eine anonyme Befragung. Dabei ist es wichtig, dass das eingesetzte Tool keine Cookies oder Tracker verwendet und auch keine IP-Adressen der Befragten speichert. Riddle erfüllt all diese Voraussetzungen.
Datenminimierung: Die Befragung sollte nur die unbedingt notwendigen Daten erfassen.
Führen Sie Mitarbeiterbefragungen regelmäßig durch – idealerweise vierteljährlich oder halbjährlich –, um die Stimmung im Unternehmen im Blick zu behalten und zeitnah reagieren zu können.
Eine repräsentative Befragung spiegelt die Meinungen der gesamten Belegschaft genau wider. Dies ist in der Regel dann erreicht, wenn mindestens 70% der Mitarbeiter teilnehmen.
Bei kleinen Unternehmen (unter 1000 Mitarbeiter sollten idealerweise nahezu 90% der Mitarbeiter teilnehmen, da Sampling bei einer Umfragegröße unter 1000 Teilnehmern nicht empfehlenswert ist).
Das Hauptkriterium für eine gute Mitarbeiterbefragung ist die Teilnahmequote der Mitarbeiter. Eine gute Befragung wird auch gern ausgefüllt. Ebenso spielt die Erfahrung der Mitarbeiter mit den Reaktionen auf die letzte Befragung eine Rolle.
Wenn keine Reaktion der Unternehmsleitung auf aufgezeigte Probleme erfolgt, sinkt auch die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter bei der nächsten Befragung nochmals teilnehmen.
Eine gute Mitarbeiterbefragung zeichnet sich durch klare Kommunikation der Ziele und transparente Reaktion auf die Ergebnisse aus.
Folgende Schritte sind notwendig, um eine gute Befragung zu erstellen:
1. Definition der Ziele
2. Auswahl des richtigen Umfragetyps basierend auf den Zielen
3. Formulierung von klaren und einfach zu verstehenden Fragen
4. Auswahl einer geeigneten Plattform, die alle Anforderungen hinsichtlich Datenschutz und Anonymität erfüllt. Zum Beispiel die Tools von riddle.com
5. Durchführung eines Pilotlaufs mit bis zu 10 Teilnehmern
6. Verteilung der Umfrage an alle Mitarbeiter
7. Erinnerung der Mitarbeiter, wenn die Beteiligung unter der gewünschten Rate liegt
8. Analyse der Daten
9. Kommunikation der Ergebnisse und der daraus abgeleiteten Maßnahmen
Eine effektive Mitarbeiterbefragung erfordert sorgfältige Planung und Umsetzung. Hier sind einige bewährte Methoden, um die Effektivität Ihrer Befragung zu maximieren:
1. Klare und spezifische Ziele setzen:
Definieren Sie genau, welche Informationen Sie sammeln möchten und wie diese zur Verbesserung der Organisation beitragen sollen.
2. Relevante und gut formulierte Fragen:
Entwickeln Sie Fragen, die direkt auf Ihre Ziele abzielen. Vermeiden Sie doppelte Fragen oder solche, die zu allgemein sind.
Nutzen Sie eine Mischung aus geschlossenen und offenen Fragen, um umfassende Daten zu erhalten.
3. Anonymität gewährleisten:
Stellen Sie sicher, dass die Antworten anonym sind, um ehrliches und unverfälschtes Feedback zu fördern.
4. Benutzerfreundliches Design:
Gestalten Sie die Umfrage übersichtlich und intuitiv. Nutzen Sie klare Anweisungen und eine logische Struktur.
Achten Sie darauf, dass die Umfrage auf verschiedenen Geräten problemlos zugänglich ist.
Optimale Länge:
Halten Sie die Umfrage so kurz wie möglich, ohne wichtige Aspekte auszulassen. Eine durchschnittliche Dauer von 10–15 Minuten ist ideal.
Regelmäßigkeit und Timing:
Führen Sie die Umfrage regelmäßig durch, um Trends zu erkennen und zeitnah auf Veränderungen reagieren zu können.
Wählen Sie einen Zeitpunkt, der für die Mitarbeiter günstig ist und vermeiden Sie stressige Phasen.
Transparente Kommunikation:
Informieren Sie die Mitarbeiter im Voraus über den Zweck der Umfrage, den Ablauf und wie die Ergebnisse genutzt werden.
Förderung der Teilnahme:
Nutzen Sie Anreize und schaffen Sie ein positives Umfeld, das die Teilnahme motiviert.
Effiziente Auswertung und Umsetzung:
Analysieren Sie die Daten gründlich und leiten Sie basierend auf den Ergebnissen konkrete Maßnahmen ab.
Kommunizieren Sie die Ergebnisse und die geplanten Maßnahmen transparent an die Mitarbeiter, um Vertrauen aufzubauen und das Engagement zu fördern.
Mit diesen Strategien können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiterbefragung effektiv ist und wertvolle Einblicke liefert, die zur kontinuierlichen Verbesserung Ihres Unternehmens beitragen.
Durch klare Kommunikation des Zwecks, Gewährleistung der Anonymität, einfache Zugänglichkeit der Umfragen und gegebenenfalls Anreize wie Gutscheine oder zusätzliche Urlaubstage kann die Teilnahmequote signifikant gesteigert werden.
Nutzen Sie negative Ergebnisse, um gezielte Verbesserungen in Ihrem Unternehmen umzusetzen. Entwickeln Sie einen Aktionsplan, um die identifizierten Probleme anzugehen, und kommunizieren Sie die geplanten Maßnahmen transparent an die Mitarbeiter, um Vertrauen und Engagement wiederherzustellen.
Verwenden Sie Tools, die anonyme Umfragen unterstützen, und kommunizieren Sie klar, dass alle Antworten vertraulich behandelt werden. Dies fördert ehrliches und konstruktives Feedback.
